Gospodarka odpadami w przedsiębiorstwie nie kończy się w momencie wrzucenia odpadu do odpowiedniego pojemnika. W wielu firmach równie istotna jest część formalna: prawidłowe określenie rodzaju odpadu, jego klasyfikacja, prowadzenie ewidencji, dokumentowanie przekazania oraz realizowanie obowiązków sprawozdawczych.
Centralnym elementem tego systemu jest BDO, czyli Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Dla części przedsiębiorców jest ona narzędziem wykorzystywanym regularnie, dla innych obowiązek ogranicza się do określonych czynności. Są również podmioty korzystające ze zwolnień przewidzianych przez przepisy.
Dlatego pytanie „czy moja firma musi mieć BDO?” nie zawsze ma prostą odpowiedź „tak” albo „nie”. Znaczenie ma nie tylko rodzaj i ilość wytwarzanych odpadów. Obowiązek wpisu do rejestru może wynikać również z innych aspektów działalności przedsiębiorstwa, na przykład z wprowadzania określonych produktów na rynek.
Co to jest BDO?
BDO to rozbudowany system teleinformatyczny służący między innymi do rejestracji określonych podmiotów oraz prowadzenia ewidencji i sprawozdawczości związanej z gospodarką odpadami.
Integralną częścią BDO jest Rejestr podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami. Sam rejestr uruchomiono w 2018 roku, natomiast od 1 stycznia 2020 roku funkcjonują również moduły ewidencji i sprawozdawczości.
System pozwala gromadzić informacje dotyczące między innymi wytwarzania i dalszego zagospodarowania odpadów oraz realizowania określonych obowiązków produktowych.
BDO nie należy więc utożsamiać wyłącznie z rejestrem przedsiębiorstw zawodowo zajmujących się odpadami. Obowiązki związane z systemem mogą dotyczyć również podmiotów, dla których wytwarzanie odpadów jest jedynie skutkiem prowadzenia podstawowej działalności.
Dotyczy to między innymi części przedsiębiorstw produkcyjnych, laboratoriów, placówek medycznych i weterynaryjnych, gabinetów stomatologicznych, salonów kosmetycznych, warsztatów czy innych zakładów usługowych.
BDO oznacza dla przedsiębiorców realizację zarówno obowiązków dotyczących produktów, wynikających z wprowadzania ich na rynek zgodnie z ustawami szczególnymi, jak i obowiązków wytwórcy odpadów. Firmy zawodowo zajmujące się gospodarką odpadami stanowią osobną grupę podmiotów, która również ma obowiązki w BDO.
Wpis do BDO a ewidencja odpadów – to nie jest dokładnie to samo
Jednym z częstych nieporozumień jest utożsamianie wpisu do rejestru BDO z obowiązkiem prowadzenia ewidencji odpadów. Są to zagadnienia powiązane, ale nie identyczne.
Obowiązek rejestracji może wynikać nie tylko z wytwarzania odpadów podlegających ewidencji. Do rejestru BDO wpisywane są również określone grupy przedsiębiorców związane z wprowadzaniem produktów na rynek. Dotyczy to na przykład podmiotów wprowadzających produkty w opakowaniach, sprzęt elektryczny i elektroniczny czy baterie i akumulatory.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwo może korzystać ze zwolnienia z prowadzenia ewidencji określonych własnych odpadów, a jednocześnie nadal podlegać wpisowi do BDO z innego tytułu.
Przykładowo firma wprowadzająca na rynek produkt pod własną marką w opakowaniu może mieć obowiązki rejestrowe i sprawozdawcze związane z opakowaniami, niezależnie od tego, czy odpady powstające bezpośrednio w jej siedzibie wymagają pełnej ewidencji.
Dlatego analiza sytuacji przedsiębiorstwa powinna obejmować zarówno gospodarkę własnymi odpadami, jak i pozostałe obszary działalności mogące powodować obowiązek rejestracji w BDO.
Kogo może dotyczyć obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów?
Zgodnie z art. 66 ustawy o odpadach zasadą jest, że posiadacz odpadów prowadzi na bieżąco ich ilościową i jakościową ewidencję zgodnie z katalogiem odpadów. Ustawa przewiduje jednak szereg wyjątków od tej zasady.
Same kody PKD działalności przedsiębiorstwa ani sama branża gospodarki nie definiują, jakie kody odpadów powstają u prowadzącego działalność gospodarczą. Każda działalność może mieć inne procesy i produkty, a drobne różnice w sposobie jej prowadzenia mogą sporo zmienić podczas definiowania wytwarzanych odpadów. Ważniejsze od samej nazwy działalności jest ustalenie, jakie odpady faktycznie powstają podczas jej prowadzenia.
W przedsiębiorstwie produkcyjnym mogą to być pozostałości z procesów technologicznych, odpady opakowaniowe, chemikalia czy zużyte materiały eksploatacyjne. Laboratorium może generować odpady chemiczne lub biologiczne. W placówkach medycznych i weterynaryjnych powstają charakterystyczne dla tych sektorów odpady, w tym odpady zakaźne i niebezpieczne. Z kolei w niektórych działalnościach usługowych mogą pojawiać się odpady wymagające odrębnego sposobu klasyfikacji.
W zależności od rodzaju i skali działalności może pojawić się również konieczność posiadania odpowiednich decyzji lub pozwoleń związanych z wytwarzaniem odpadów. Dotyczy to także podmiotów, które nie zajmują się zawodowo gospodarką odpadami.
Wielkość przedsiębiorstwa sama w sobie nie rozstrzyga o obowiązkach w BDO. Niewielki podmiot może wytwarzać odpady wymagające ewidencji, podczas gdy w odniesieniu do konkretnego rodzaju odpadu w większej firmie może obowiązywać ustawowe lub wynikające z rozporządzeń zwolnienie.
Odpady komunalne w firmie – ważne zwolnienie z ewidencji
Jednym z podstawowych wyjątków jest zwolnienie dotyczące wytwórców odpadów komunalnych. Art. 66 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy o odpadach wskazuje wprost, że obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów nie dotyczy wytwórców odpadów komunalnych.
Zwolnienie to może dotyczyć również przedsiębiorców w zakresie tych odpadów, które rzeczywiście spełniają ustawową definicję odpadów komunalnych. Ustawa zalicza do nich nie tylko odpady z gospodarstw domowych, lecz również odpady pochodzące od innych wytwórców, jeżeli ze względu na charakter i skład są podobne do odpadów z gospodarstw domowych. Jednocześnie z definicji odpadów komunalnych wyłączono między innymi odpady z produkcji, rolnictwa, leśnictwa oraz odpady budowlane i rozbiórkowe.
Nie należy więc wyciągać wniosku, że wszystkie odpady powstające w biurze, warsztacie, placówce medycznej czy zakładzie produkcyjnym są automatycznie zwolnione z ewidencji. Przedsiębiorstwo może jednocześnie wytwarzać odpady komunalne niewymagające ewidencji oraz inne strumienie, dla których taki obowiązek już występuje.
Klasyfikacja odpadów – pierwszy krok do prawidłowej ewidencji
Prawidłowe prowadzenie BDO zaczyna się od ustalenia, jakie odpady rzeczywiście powstają w przedsiębiorstwie.
Każdy z nich powinien zostać odpowiednio zaklasyfikowany zgodnie z katalogiem odpadów. Kod nie jest wybierany wyłącznie na podstawie wyglądu czy potocznej nazwy materiału. Znaczenie mają przede wszystkim źródło powstania odpadu, proces, w którym został wytworzony, oraz jego właściwości.
Szczególnej uwagi wymagają odpady niebezpieczne, które w katalogu oznacza się indeksem górnym w postaci gwiazdki.
Błąd popełniony na etapie klasyfikacji może przejść przez cały późniejszy obieg dokumentacyjny. Niewłaściwy kod może znaleźć się na Karcie Przekazania Odpadów, Karcie Ewidencji Odpadów, a następnie również w sprawozdaniu rocznym.
Dlatego klasyfikacji nie warto traktować jako formalności wykonywanej dopiero wtedy, gdy samochód odbierający odpady stoi już przed zakładem.
Kiedy możliwa jest uproszczona ewidencja odpadów?
Ustawa przewiduje możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji z zastosowaniem jedynie Karty Przekazania Odpadów.
Zgodnie z art. 71 ustawy o odpadach z rozwiązania tego mogą korzystać między innymi podmioty, które wytwarzają odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg rocznie oraz odpady inne niż niebezpieczne i niebędące odpadami komunalnymi w ilości do 5 ton rocznie.
Przy ocenie obowiązku prowadzenia ewidencji należy również uwzględnić rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 5 listopada 2024 r. w sprawie rodzajów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów. Zagadnienie to zostało szerzej opisane w dalszej części artykułu.
Jeżeli przedsiębiorstwo wytwarza obie kategorie odpadów, należy uwzględnić oba progi. Nie powinno się więc interpretować przepisu w ten sposób, że spełnienie jednego limitu pozwala stosować uproszczoną ewidencję mimo przekroczenia drugiego.
Limity te odnoszą się do ilości wytwarzanych w ciągu roku odpadów należących do wskazanych kategorii, a nie do każdego kodu odpadu rozpatrywanego osobno. Limity odnoszą się do działalności gospodarczej pod jednym i tym samym NIP.
Uproszczona ewidencja oznacza przede wszystkim ograniczenie zakresu dokumentacji ewidencyjnej. Nie oznacza natomiast automatycznego zwolnienia z pozostałych obowiązków wynikających z ustawy.
W szczególności wytwórca, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji – również uproszczonej – pozostaje objęty obowiązkiem sporządzenia rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu odpadami. Ustawa wskazuje jako podstawowy termin jego złożenia 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy, przy czym do terminu stosowane są również ustawowe zasady wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego.
Kto może być zwolniony z prowadzenia ewidencji odpadów?
Oprócz ustawowego zwolnienia dotyczącego wytwórców odpadów komunalnych przepisy przewidują wyłączenia dla wybranych rodzajów i ilości odpadów.
Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 5 listopada 2024 roku w sprawie rodzajów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów – Dz.U. z 2024 r. poz. 1644.
Aktualny wykaz zawiera 41 pozycji. W zależności od rodzaju odpadu zwolnienie może być uzależnione od rocznej ilości, natomiast przy niektórych pozycjach rozporządzenie wskazuje „bez ograniczeń”. Przykładem są odpadowa masa roślinna o kodzie 02 01 03 oraz odchody zwierzęce o kodzie 02 01 06.
Istotną zmianą względem wcześniejszego rozporządzenia jest brak odpadów niebezpiecznych w aktualnym wykazie. Poprzednie przepisy przewidywały zwolnienia ilościowe między innymi dla wybranych olejów odpadowych, czyli zużytych olejów, które nie nadają się już do pierwotnego zastosowania, takich jak np. oleje silnikowe, przekładniowe czy hydrauliczne, opakowań zanieczyszczonych substancjami niebezpiecznymi, określonego zużytego sprzętu oraz baterii zawierających rtęć. Po wejściu w życie rozporządzenia z 2024 roku takie pozycje nie znajdują się już w katalogu zwolnień.
Dlatego przy ocenie obowiązku nie wystarczy sprawdzić, czy firma produkuje „niewielką ilość” odpadu. Trzeba zweryfikować konkretny kod i warunki określone w aktualnym rozporządzeniu.
Nieprawidłowe jest zarówno założenie, że „każda firma posiadająca odpady musi ewidencjonować wszystko”, jak i przeciwne stwierdzenie: „mamy mało odpadów, więc BDO nas nie dotyczy”.
Dlaczego zakres obowiązków BDO warto okresowo sprawdzać?
Profil działalności przedsiębiorstwa może się zmieniać. Firma uruchamia nowe procesy, kupuje nowe urządzenia, rozpoczyna świadczenie dodatkowych usług albo zaczyna wykorzystywać inne substancje i materiały. Wraz z taką zmianą mogą pojawić się nowe rodzaje odpadów.
Również same przepisy nie są niezmienne. Dobrym przykładem jest właśnie zmiana katalogu zwolnień obowiązująca od początku 2025 roku.
Dlatego analizę obowiązków BDO warto ponowić szczególnie wtedy, gdy firma zmienia zakres działalności, uruchamia nową lokalizację, rozpoczyna nowy proces technologiczny, zaczyna wprowadzać na rynek nowe produkty albo zauważa powstawanie odpadu, którego wcześniej nie ujmowała w swojej gospodarce odpadowej.
Warto traktować BDO jako część systemu zarządzania środowiskowego przedsiębiorstwa i regularnie weryfikować związane z nim obowiązki, szczególnie przy zmianach w działalności firmy, zbliżającym się terminie sprawozdawczym czy kontroli.
EMKA S.A. – wsparcie w gospodarce odpadami i obowiązkach BDO
EMKA S.A. specjalizuje się w gospodarce odpadami medycznymi i weterynaryjnymi oraz obsłudze podmiotów działających między innymi w sektorze ochrony zdrowia, weterynarii, diagnostyki laboratoryjnej i branży kosmetycznej. Firma zapewnia odbiór, specjalistyczny transport oraz unieszkodliwianie odpadów.
Oferta EMKA S.A. obejmuje również usługi związane z BDO. Firma pomaga między innymi w rejestracji podmiotów, aktualizacji wpisów, prowadzeniu ewidencji dla swoich klientów oraz realizacji obowiązków sprawozdawczych.
Takie połączenie pozwala spojrzeć na BDO nie jak na oderwany od rzeczywistości obowiązek administracyjny, lecz jako część całego procesu gospodarowania odpadami – od prawidłowego rozpoznania i klasyfikacji odpadu, przez dokumentację, aż po jego bezpieczne przekazanie i zagospodarowanie.
Dobrze uporządkowane BDO zaczyna się bowiem nie od wypełnienia kolejnego pola w systemie, ale od odpowiedzi na podstawowe pytania: jakie odpady powstają w organizacji, jak należy je klasyfikować, czy firma podlega rejestracji również z innych tytułów i jakie obowiązki rzeczywiście dotyczą konkretnego przedsiębiorstwa.
W naszej ofercie znajdują się również dedykowane usługi wsparcia przedsiębiorstw w ustalaniu obowiązków, jakie dany podmiot powinien realizować w BDO.
